Je hebt in hoog tempo geleerd hoe je op afstand het beste kunt vergaderen. Maar deels op kantoor en deels thuis vergt toch weer dat je even goed nadenkt over deze ‘hybride’ vergaderingen.
Om je daarbij te helpen hieronder: onder het inschrijfformulier vind je 5 tips voor hybride vergaderingen.
Aantal deelnemers
Maximaal 10, aan jou de keuze: op locatie of vanuit je online werkplek
We maken er een echte hybride vergadering van!
Meedoen als team? Mail of bel dan naar Ruben van der Laan 06-12800062
Inschrijven
Prijs: 55.- Eur ex BTW
5 tips voor hybride vergaderingen
Hybride: “Vermenging van elementen uit verschillende afkomst”
1. Doe het niet!
Een beetje flauw misschien, maar niet minder waar. Voorkom het zo veel mogelijk. De tweedeling tussen de fysiek aanwezigen en de virtuele deelnemers ligt altijd op de loer. Inclusie is echt lastiger bij hybride vergaderen. En je wilt toch als goede voorzitter wel echt iedereen betrekken in je overleg. Dus: bij voorkeur is iedereen aanwezig, of iedereen virtueel. Dat kan betekenen dat je de collega’s die op kantoor zitten vraagt individueel mee te doen vanaf hun laptop. Gelijke monniken, gelijke kappen. En probeer het anders eens asynchroon.
Maar goed, als het niet anders kan:
2. Zorg voor maximale inclusie
Hoe schever de verhouding tussen fysiek aanwezigen en digitale deelnemers, hoe meer inclusie een aandachtspunt vormt. Zit je verhoudingsgewijs met veel deelnemers fysiek bij elkaar, dan zal je heel bewust de digitale deelnemers erbij moeten betrekken. Want de mensen in de ruimte zullen in de hitte van de strijd al snel de schermen vergeten. Omgekeerd, als de meeste mensen digitaal aanwezig zijn, dan zal het gek voelen om met een klein clubje fysiek aanwezig te zijn. Het gesprek aan tafel voelt gemankeerd, want de digitale interactie is gewoonweg niet hetzelfde als fysieke interactie.
Dus hoe zorg je nu voor een maximale inclusie? Dat doe je onder andere door:
3. Extra aandacht voor gebruik hardware
- Gebruik liefst voor iedere deelnemer een scherm, dus niet met zn 5’en via de beamer meedoen. En zet iedere laptop zoveel mogelijk op een ‘zitplaats’ aan de vergadertafel.
- Gebruik (bleutooth) boxjes, zodat de thuisblijver goed te horen is.
- Vraag de thuisblijver om indien mogelijk met 2 apparaten deel te nemen: 1 voor video (bijv telefoon) en 1 voor digitale tools (laptop).
4. Gebruik digitale tools voor samenwerking
Denk hierbij aan online whiteboards, geeltjes, vastleggen verslag met tools als OneNote, Mural, Miro, Padlet, Mentimeter, etc. Het grote voordeel is dat de virtueel aanwezigen hier altijd aan kunnen deelnemen. Hun ‘stem’ wordt net zo gehoord als de fysiek aanwezigen. En het geeft ook weer een boost aan gebruik van digitale samenwerkingspools. Vergeet dan ook niet om momenten in te ruimen waarop deelnemers even virtuele post-its plakken of stemmen.
5. Ga ‘dubbel’ voorzitten
Hybride vergaderingen vergen het nodige van je vaardigheden als voorzitter. De eerste keuze is: van waaruit ga je voorzitten? Vanuit de vergaderzaal of vanuit huis? Dat heeft gevolgen, wees je daarvan bewust. Je moet 2 dynamieken besturen.
Bijvoorbeeld: de dynamiek van de fysiek aanwezigen onderling wordt gesteund door alle non-verbale communicatie die opeens weer mogelijk is. Voor je het weet word je ook als voorzitter helemaal opgeslokt door het gesprek aan de tafel en worden de online deelnemers (onbewust) vergeten. Oppassen dus!
- Stel de virtueel aanwezigen vaker een checkvraag: ‘Anita, hoe kijk jij hier tegenaan?’
- Pauzeer zeer regelmatig. Virtueel meedoen is vermoeiender dan fysiek in een zaal.
Conclusie
Als je dan toch een hybride vergadering gaat organiseren, dan is het zaak om je overleg echt opnieuw te ontwerpen. Doe vooral niet wat je altijd deed, en denk goed na hoe je de mensen fysiek en virtueel op goede manier laat meedoen. Laat je daarbij helpen door de 5WH-vragen: Waarom, Wie, Wat, Waar, Wanneer en Hoe.
